통합 ②: 폼 제출 → 자동화 → 이메일 보내기

무료 가이드나 상담 신청 폼을 열어 두었다면, 신청한 분께 확인 메일을 바로 보내고 싶어집니다. 이 글은 이미 만들어 둔 폼을 기준으로 자동화를 만들고, 폼 제출을 시작 조건으로 정하고, 이메일 발송 블록을 채워 저장하는 순서를 처음부터 끝까지 따라가 봅니다. 각 단계의 세부 옵션은 별도 글에서 자세히 다루고, 여기서는 단계가 어떻게 이어지는지에 집중합니다.

1. 전체 흐름 먼저 보기

• 폼을 준비합니다. 이메일 입력칸이 있는 폼이 필요합니다.
• 자동화를 만들고 빌더를 엽니다.
• 트리거로 폼 제출을 고르고 대상 폼을 정합니다.
• 뒤에 이메일 발송 블록을 잇고 제목과 본문을 씁니다.
• 저장하고, 준비가 되면 스위치를 켭니다.

이 글의 폼 이름과 자동화 이름은 모두 연습용 예시이니 내 상황에 맞게 바꾸어 따라 하시면 됩니다.

2. 폼 준비하기

폼 빌더 > 폼 목록에서 일반 폼을 만들고 필드 관리 탭에서 이름 필드와 이메일을 넣은 뒤 필드 저장을 누르면 준비가 끝납니다. 폼을 만들고 에디터 페이지에 넣어 연락처로 받는 과정은 별도 글에서 다룹니다. 이메일 입력칸은 꼭 넣어 주세요. 자동화가 이 주소로 메일을 보냅니다.

3. 자동화 만들기

왼쪽 메뉴의 자동화 > 워크플로우에서 오른쪽 위 자동화 만들기를 누르면 새 마케팅 자동화 화면이 열립니다. 자동화명과 설명을 적고, 트리거 유형에서 폼 제출시를 고른 뒤 맨 아래 자동화 생성하고 빌더로 이동을 누르세요. 자동화는 비활성 상태로 만들어집니다. 목록 화면과 빌더 화면의 기본 조작은 각각 별도 글에서 다룹니다.

4. 트리거와 대상 폼 정하기

빌더가 열리면 첫 블록에 트리거 선택과 설정 필요가 보입니다. 이 블록을 눌러 이벤트 안의 폼 제출을 고르면 속성 패널이 열립니다. 대상 폼 선택에서 특정 폼 선택을 누르고 입력 영역에서 방금 만든 폼을 체크한 뒤 저장을 누르면, 트리거 블록의 설명이 "폼 제출: 환영 메일 신청"처럼 바뀝니다. 기본값인 모든 폼은 내 계정의 어떤 폼이 제출되어도 시작되므로, 메일을 보내는 자동화라면 폼을 지정해 두시길 권합니다. 실행 옵션의 뜻은 트리거 글에서 자세히 다룹니다.

5. 이메일 발송 블록 잇기

트리거 아래의 더하기 버튼을 누르면 액션 선택 목록이 열립니다. 이메일 발송 카드를 누르면 블록이 이어지고 속성 패널이 열립니다.

위쪽에서 이메일 발송 대상을 연락처에게 전송으로 두면 폼을 제출한 연락처의 이메일 주소로 보냅니다. 이메일 사전 헤더에는 받은편지함 제목 옆에 보일 한 줄을 적고, 발신자 이름과 발신자 이메일은 설정에 등록해 둔 발송 주소에서 고릅니다.

이메일 제목과 이메일 본문을 쓰세요. 제목 칸과 본문 위의 중괄호 모양 버튼을 누르면 치환 변수 선택 창이 열리고, 고객 정보의 이름 항목을 넣으면 발송할 때 받는 분의 이름으로 바뀝니다. 다 채웠으면 패널 아래 저장을 누릅니다. 변수와 서식 도구, 테스트 발송과 예약은 이메일 발송 액션 글에서 다룹니다.

6. 저장하고 켜기

블록의 부제가 입력한 제목으로 바뀌면 흐름이 완성된 것입니다. 위쪽 저장을 누르면 "워크플로우가 저장되었습니다." 안내가 나타납니다. 이때 오른쪽 위 스위치는 비활성이며, 목록에서도 같은 상태로 보입니다. 이 상태에서는 폼이 제출되어도 자동화가 실행되지 않습니다.

7. 폼이 제출되면 일어나는 일

1. 방문자가 폼을 제출하면 폼의 제출 목록에 한 줄이 쌓입니다.
2. 제출한 사람이 연락처로 들어옵니다. 같은 이메일이면 새 연락처를 늘리지 않고 기존 연락처를 씁니다. 폼 설정에 태그와 리스트를 정해 두었다면 함께 붙습니다.
3. 자동화가 활성 상태이고 대상 폼이 맞으면 그 연락처로 흐름이 시작됩니다.
4. 위에서 아래로 블록이 실행되어 이메일 발송 블록이 제목과 본문의 변수를 연락처의 값으로 바꿔 보냅니다.

폼의 연락처 중복 기준에 해당하는 값(이메일 기준이면 이메일)이 비어 있으면 연락처가 만들어지지 않고, 그러면 자동화도 시작되지 않습니다. 스위치는 빌더 오른쪽 위와 목록의 상태 칸, 두 곳에 있습니다.

8. 이렇게 활용해 보세요

• 폼마다 안내 내용이 다르다면 자동화를 폼별로 만들어 대상 폼을 하나씩 지정해 보세요.
• 같은 자동화를 복제해 제목과 본문만 바꾸면 새 폼용 자동화를 빠르게 만들 수 있습니다.
• 메일 뒤에 태그 관리나 조건 분기를 이어 신청자를 나누는 흐름으로 넓혀 보세요.

9. 알아 두실 점

• 켜는 순간부터 실제 메일이 나갑니다: 스위치를 켜기 전에 대상 폼, 받는 사람, 제목과 본문을 한 번 더 확인해 주세요.
• 제목과 본문은 필수입니다: 둘 중 하나라도 비어 있으면 발송되지 않습니다.
• 연락처에 이메일이 있어야 합니다: 폼에 이메일 입력칸이 없으면 보낼 주소가 없습니다. 폼 설정의 연락처 중복 기준도 이메일 기준(기본)인지 살펴보세요.
• 같은 사람이 이미 진행 중이면 다시 시작하지 않습니다: 이전 실행이 끝나기 전에 같은 사람이 다시 제출해도 새로 시작되지 않습니다.
• 수정은 저장해야 반영됩니다: 블록이나 패널의 값을 바꾼 뒤에는 저장을 눌러 주세요.

폼에서 자동화, 이메일까지 한 줄로 이어 보셨다면, 연락처를 태그로 나누고 대기 시간을 두는 환영 시퀀스로 확장해 보시길 권합니다.